海北州人民政府办公室关于印发《密码电报、传真电报、传真机使用和管理规定》和《涉密文件管理制度》的通知
海北州人民政府办公室关于印发《密码电报、传真电报、传真机使用和管理规定》和《涉密文件管理制度》的通知
各科室、各代管单位：
现将《海北州人民政府办公室密码电报、传真电报、传真机使用和管理的规定》、《海北州人民政府办公室涉密文件管理制度》印发给你们。请各科室、各代管单位严格按照《保密法》的有关规定，认真贯彻执行。
二〇一一年四月七日
关于密码电报、传真电报、传真机使用和管理的规定
第一条 为加强密码电报、传真电报、传真机的使用和管理，根据《保密法》及省委、省政府办公厅的有关规定，结合我室实际，制定本规定。
第二条 密码电报是指经密码加密后译发、传输的电报，包括经密码加密后译发、传输的文件、信息、资料等。密码电报分为绝密、机密、秘密三级。
第三条 传真电报主要是办理不涉及保密内容的紧急事项。
第四条 密码电报、传真电报分为“特急”、“加急”、“平急”三种。需要一两日内办理的紧密事项发特急电报；三至四日内办理的紧急事项发加急电报；时限稍缓的事项发平急电报。十天以后要办事项一律不发电报。
第五条 密码电报、传真电报的撰写。
（一）撰写电报稿应使用办公室机要室统一制发的专用电报纸，要求字迹清晰无误，内容简明扼要，各项栏目标注准确，用打印机或钢笔（黑墨水）书写。
（二）发电稿应标明“特急”、“加急”、“平急”。密码电报应注明密级、保密期限。坚持“明来明复”、“密来密复”的原则，严禁明密混用。
（三）发电报应有标题；发报日期按领导签发的日期填写；单位发电报应以“州政府”或“州政府办公室”的名义。
第六条 密码电报、传真电报的签发。
（一）以州政府名义发的电报由主管秘书长审核签发，重要的送州政府领导签发；以办公室名义发的电报由办公室主任或主管秘书长签发。
（二）有关外事内容的电报应先送州外事办主任审阅签字后再送有关领导签发。
第七条 密码电报、传真电报的递传。
（一）密码电报、传真电报签发后由办公室机要人员审核并发出。
（二）密码电报由机要室人员直送州委机要局发出；传真电报送州政府信息中心发出。
（三）会签的电报（明密）必须经机要室统一登记编号，由机要人员送达。
（四）密码电报、传真电报送州委机要局、州政府信息中心发送后一律不退原稿。
第八条 密码电报、传真电报的阅办。
（一）州委机要局送我室的密码电报、传真电报由办公室机要室负责签收、登记、编号、分发。
（二）凡属需要办理的重要电报，由秘书长提出处理意见或签批后，送州政府领导或有关部门、科室。普通业务电报由机要室直接分送有关部门、科室办理。
（三）绝密级电报由机要室直接送州政府领导阅示。
（四）各科室、各代管单位在取回密码电报、传真电报后，要严格履行登记、编号、阅处手续。
（五）阅处密码电报必须在办公室阅办。
（六）密码电报不得私自复印和抄存；确属工作需要，应报请主管领导或发电单位批准，由机要室统一复印再登记、编号、保存。确需摘抄的密码电报，要摘抄在保密委员会制发的保密本上，并注意保管，用完后交机要室统一销毁。
（七）密码电报需要在内部刊物刊登、发表或改用文件形式转发时，必须经发电单位批准，并隐去“密码电报”或“密传”等字样。
（八）密码电报、传真电报应按来电所注明的“特急”、“加急”、“平急”和电报内容，区分轻重缓急，按规定时间办理。机要室对重要电报要建立催办制度。
第九条 密码电报、传真电报的管理
（一）办公室机要室人员专门管理密码电报、传真电报。
（二）密码电报、传真电报的收发、送阅等均应严格履行登记、签收手续。密码电报要放在保险柜内保存，对经管的电报要定期检查，发现丢失和泄密情况要及时向领导报告。经管电报的人员调动时，要对所管理的电报进行认真的清点，签字交接。
（三）电报的立卷归档。业务电报由业务部门、管室以文电合一的要求来立卷归档；非业务性电报由机要室整理立卷归档，对重份电报应退回机要室处理。
（四）办公室机要室要定期或不定期的检查各代科单位、各科室电报的管理情况。
第十条 传真机的使用与管理
（一）各单位使用传真机必须经邮电部门批准安装，发给入网证后才能正式使用。
（二）传真机要有专人使用管理并建立传真记录。
（三）禁止在无保密设备的传真机上传送秘密级以上的文件、资料和密码电报。
（四）在使用传真机传送文件、资料、通知时，应将本单位名称、电话号码标注清楚。
第十一条 本规定自印发之日起施行。
海北州人民政府办公室涉密文件管理制度
为进一步加强州人民政府办公室涉密文件的管理，规范和完善办理工作程序，提高工作效率，根据《中华人民共和国保密法》及有关规定，制定本制度。
一、涉密文件的收发
（一）接收国家涉密文件，应单独设薄登记，接收人员应及时在收文（件）登记簿上登记造册。
（二）分发涉密文件，发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定；签收时必须逐件清点、核对。
（三）密件包装应当由办公室机要室保密人员拆封。
二、涉密文件的传阅
（四）涉密文件要严格按照规定的范围传达、阅读，不经制文部门的同意，不得自行扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。
（五）传阅涉密文件，由办公室机要人员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后主动退回，不要横传。对急办的文件，机要人员要及时催办。
（六）进行阅读涉密文件应在办公室或档案室，绝密级文件应当即阅即批即退，并有机要管理人员在场。有权限使用绝密级文件的领导确需使用时，应当履行登记手续。其它密件文件应当天交回，不得带回家或其他公共场所。
（七）借阅秘级文件，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借。档案人员对借出的文件应及时追回。
（八）密级文件，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。确需复印、摘抄的，必须履行审批手续。
三、涉密文件的归档
（九）档案人员按照立卷规定的要求，在做好文件催办和清理的基础上，应分类立卷归档，并于次年3月底前把中央、国务院，省委、省政府，州委、州政府秘件等进行清退或立卷归档。
（十）国家秘密的标志只有密级和标识符“★”，按基本保密期限秘密级10年、机密级20年、绝密级30年认定。
（十一）一切属于保密范围的文件和资料，绝不允许向物资回收部门或私人出售。
第十一条 本规定自印发之日起施行。